A "Multitasking" mítosza

Valóban annyira hatékony??

A modern világ rohanó tempója és a technológia fejlődése egyre inkább arra ösztönöz bennünket, hogy egyszerre több dolgot próbáljunk megoldani egyidőben. Minél több feladatot igyekszünk ellátni egy időben, hatékonyságnövelés céljából, épp az ellenkezője érvényesül az esetek 98%-ban. Jelen cikkemben kifejtem a hátrányokat, a további következményeit, egy-két érdekes statisztikával tarkítva. Illetve arról is beszélünk, hogyan járulhat hozzá az eredményességhez és a hatékony időbeosztás kialakításához a virtuális asszisztens, pl. egy vállalkozás életében.

Mi is az a "multitasking"? 🤨

Az angol "multitasking" (továbbiakban MT) szó jelentése két vagy több tevékenység, adott idő alatt történő párhuzamos végzését jelenti. Tudományos szempontból ez a mentális állapot, folyamat azt feltételezi, hogy az ember "betaníthatja" – az agynak azt a részét, amely a fókuszálásért, figyelemért és a feladatok rangsorolásáért felelős ("prefrontális kéreg") – arra, hogy egyszerre több tevékenység között ossza meg a figyelmét. Ez azonban biológiai értelemben lehetetlen. Miért? Olvass tovább!

Árnyoldalak 👀

Biztos, más is érezte már úgy, mintha soha nem lenne vége az egymásba érő feladatoknak napi, heti szinten. Sokszor kerültem én is abba a helyzetbe a munkahelyeimen, hogy mindenbe "is" csak belekapkodtam, főként akkor, ha a főnöknek "ott és azonnal" jelleggel kellett valami. Számomra ez hosszú és rövid távon is, bizonyos idő elteltével csak stresszelt, egyfajta negatív nyomásként terhelte a nyakam és egyre gyakrabban kezdtem hibázni. Na de pontosan milyen hátrányai is vannak a "MT"-nak?

Csökkenti a hatékonyságot

Minden egyes alkalommal, amikor váltunk egy feladatról a másikra, időt veszítünk. Az agyunknak idő kell, hogy "újra ráhangolódjon" a következő feladatra ("kognitív terhelés"). Emiatt akár 40%-kal is csökkenhet a produktivitásunk, ami naponta órákat vehet el a hasznos munkaidőnkből.

Csökkenti a memóriaképességet

A Stanford Egyetem kutatói arra jöttek rá, hogy azok, akik gyakran próbálnak több dologra egyszerre figyelni, rosszabbul teljesítenek a memóriafeladatokban és nehezebben fókuszálnak hosszabb időn át.

A prioritás ellényegülése 🤯

A "MT" során gyakran kevésbé fontos feladatokkal is foglalkozunk, ami könnyen elterelheti figyelmünket a nagyobb jelentőséggel bíró teendőkről és kialakulnak további stresszfaktorok is.

A halogatás- spirál 😵‍💫

Másik nagy csapda az előző pontból kiindulva ez a rövidtávú eredményekre összpontosító viselkedés könnyen a halogatás ördögi körébe kerít minket. Egyre többet foglalkozunk apróbb, nem jelentőségteljes dolgokkal, miközben a komplexebb, több energiát igénylő feladatokat háttérbe szorítjuk, toljuk magunk előtt. Ennek következménye, hogy a nehezebb, akár határidős munkák folyamatosan elmaradnak, ami hosszú távon stresszt és kimerültséget okoz.

Egy amerikai felmérés szerint a dolgozók átlagosan 47%-a halogatja el a legfontosabb feladatait, részben a "MT" miatt. A folyamatos feladatváltás és figyelem megosztása idővel "kiégéshez" vezethet, ami sajnos mai társadalmunk egyik népbetegségének számít már. Negatív hatással van a mentális egészségre, hisz az agyunknak nem adunk elég időt a pihenésre és regenerálódásra.

Mi a kulcsa a fókuszált munkavégzésnek? 🔑

A fókuszált állapotban végzett tevékenységnek rendkívüli előnyei vannak. Amikor csak egy dologra összpontosítunk, az agyunk képes mélyebben belemerülni a feladatba, amit "mély munka"-nak is neveznek. Ez a módszer a minőség és a hatékonyság növekedését eredményezi, hiszen teljes figyelmünket arra az adott feladatra fordíthatjuk. Ez a fajta munkavégzés akár 2x-re is növelheti a produktivitásunk, illetve segít megelőzni a halogatást is, mivel energiánkat jobban tudjuk beosztani.

Pomodoro- technika 🕞

Ennek elérése érdekében érdemes bevezetni az úgynevezett "Pomodoro-technikát", amelynek lényege a koncentrált, 25-30 perces munkaszakaszok és a köztük megtartott 5 perces szünetek. Ez az időmenedzsment technika segít abban, hogy figyelmünk egyetlen feladatra összpontosítása közben, szükséges pihenőidőt is biztosítsunk az agyunknak.

Priorizálás, napi célok 🎯

Egy másik hasznos stratégia, hogy a nap elején 1-3 nagyobb, összetettebb feladatot kijelölsz, amit aznap mindenképp el kell végezned, és azokkal is kezdd a munkafolyamataidat. Ezzel nemcsak elkerülhetjük a halogatást, hanem garantáltan magasabb szinten is teljesítünk. Én ezzel a módszerrel sikeresebben fenn tudom tartani a lendületem és az esetek 80%-ban nem is tolok át semmit a másik napra. A céljainkkal együttesen a munkakörnyezetünket se hagyjuk szétszórt állapotában, hisz a rendezett íróasztal látványa hozzájárul a rendezettebb gondolatokhoz is.

Delegálás, avagy "Hogy jön ide a virtuális asszisztens?"👀🤷‍♀️

Hatékonyságnövelő és időbeosztás szempontjából érdemes átgondolni, hogy mely feladatokat tudjuk delegálni, kiszervezni, legyen szó kollégáról vagy külsős munkatársról. Ilyen külső partnerként igénybe vett szolgáltatók vagyunk mi, virtuális asszisztensek is. Alkalmazásuk egyre elterjedtebb a modern munkakörnyezetben, hiszen sok rutin- és speciális, ám időigényes feladatot képesek átvenni, így több időt szentelhetünk a fókuszált, stratégiai munkára.

Együttműködésünkkel pl. a napi adminisztratív teendők – mint az e-mailek kezelése, időpontok szervezése vagy akár a közösségi média menedzsment, webáruház, webshop termékek kezelése – könnyedén kiszervezhetőek. Akár kreatív, grafikai munkáról legyen szó, akár olyan folyamat, vagy program használata, amihez nincs meg a kellő technikai tudás, mind gond nélkül kiszervezhető és még ráfordított összegek szempontjából is előnyösebb, mint egy saját alkalmazott.

A Statista adatai szerint, a globális virtuális asszisztens piac 2027-re várhatóan 25,6 milliárd USD-ra nő, ami jól mutatja, hogy egyre több vállalat és egyéni vállalkozó ismeri fel az ilyen jellegű támogatás előnyeit.

A virtuális asszisztensek beiktatása:

• csökkenti a MT szükségességét, hisz a delegálás révén valóban csak azokra a feladatokra kell koncentrálnunk, amelyek kiemelt figyelmünket igénylik.
• költséghatékony megoldás,
• a rendelkezésre álló, másnak szentelhető időt növeli. 

🪶Összegzés🪶

Sokak szerint, rohanó világunk elengedhetetlen része ez a fajta működés, de a valóságban több hátrányt okoz, mint előnyt. Az egyszerre több feladatra darabolt kognitív képességünk csökkenti a hatékonyságot, növeli a hibázás lehetőségét, szétszórttá tesz és hosszú távon hozzájárul a halogatáshoz, az ezekből fakadó stresszről már nem is beszélve. Ezzel szemben, pl. a fentebb ismertetett módszerek segítségével, sokkal ügyesebben tud az ember átlendülni a napi teendők okozta stresszhelyzeteken és koncentrálhat az igazán fontos dolgokra, fenntartva az egyensúlyt a munka és a magánélet között.

Forrás

 Keress bizalommal és egy 30 perces ingyenes konzultáció keretében egyeztetünk!🥰