Segítség kell, de nem mindegy milyen! - VA, alkalmazott vagy automatizálás? 

Alapjaiban meghatározza az arra a fenti kérdésre adott választ a döntéselőkészítés folyamata, hogy költséghatékony támogatásra van szükséged vállalkozóként, vagy egy alkalmazott személyes jelenléte és mélyebb elköteleződése a fontosabb számodra. Valljuk be őszintén, hogy ez gyakorlatilag minden stratégiai döntést meg kellene, hogy előzzön.  A helytelen választás nemcsak jelentős pénzügyi veszteséget okozhat, de értékes időt is vonhat el Tőled a hibás döntés korrigálásával.

Amikor a vállalkozásod fejlődik vagy a feladatok sokasodnak, elkerülhetetlenné válik, hogy az addigi felállásban változtass, kiszervezz, új munkaerőt építs be vagy automatizálj. Az alábbi szempontokat figyelembe véve közelebb kerülhetsz a megoldáshoz.

🧱 Teljes állású alkalmazott

A teljes állású alkalmazottak hosszú távon hozzájárulhatnak egy vállalkozás kultúrájához és stabilitásához, de a legtöbb esetben nagyobb költségekkel járhat a foglalkoztatásuk. 💡Akkor érdemes ezen gondolkodni, ha:

• a napi 6-8 órát is meghaladja az adott munkakör.
• az ügyfélélmény és az operatív működés folyamatos, helyszíni jelenlétet igényel (Pl. vendéglátás, szépségipar, turizmus, egészségügy területén az ügyfélszolgálat.) 
• a projektek nagy részét terepen, élő eseményeken valósítod meg, és az azonnali döntések is kritikusak. (Pl. rendezvényszervezés, kézműves műhelyek)
• a fizikai készletgazdálkodás (pl. termékértékesítés esetében) és a vásárlói élmény offline, fizikálisan is megjelenik.
• tartós elkötelezettséget igényelnek a feladatok.

👩‍💻 Virtuális asszisztens

A virtuális asszisztensekkel való együttműködés előnye, hogy szakértelmet és támogatást nyújthatnak anélkül, hogy bonyolult adminisztrációs folyamatokba kezdenél. Vállalkozói jogviszony, szerződés és számla kíséretében dolgoznak. Projekt/eseti alapon vagy meghatározott óradíjban veheted igénybe a számodra szükséges szolgáltatásokat.

További előnye, hogy csak azért fizetsz, amit ténylegesen neked dolgozott, nincs járulék és egyéb rejtett költségek. A munkaeszközöket, az irodai költségeket, a használt szoftverek árát, stb. nem neked kell megfizetni. 💡Tehát abban az esetben gondolkodj el egy VA háttértámogatásának igénybevételén, ha:

• rugalmas munkaerőre van szükséged, akit nem kell teljes munkaidőben foglalkoztatni vagy csak egy-egy projekt erejéig kell a külső segítség.
• a feladatok olyan emberi interakciót vagy kreativitást igényelnek, amelyeket egy gép nem tud helyettesíteni.
• vagy azok távoli elvégzésre is alkalmasak. (Pl. adminisztratív, pénzügyi asszisztencia vagy online marketing, ügyfélkapcsolattartás...stb.) 
• költséghatékony megoldást keresel, a fentebb jelzett részletek ismeretében.

ℹ️ Érdekesség: Egy 2023-as felmérés szerint a vállalkozók átlagosan munkaidejük 36%-át töltik adminisztratív feladatokkal, mint például számlázás, adatbevitel és irodai beszerzések kezelése. Ez jelentős időráfordítást jelent, amely elvonja a figyelmet a vállalkozás fejlesztésétől. (Forrás: Forbes)

🤖 Automatizálás 

Az automatizálás előnyei közé tartozik a kevesebb hibázási lehetőség, a nagyobb hatékonyság. Bizonyos pl. AI-al megvalósított megoldások még az előzőeknél is alacsonyabb költségbe kerülnek. 

💡Abban az esetben érdemes számításba venni ezt a lehetőséget, ha:

• ismétlődő feladatokról van szó, amelyek szabályos mintát követnek. Pl. Egy jól beállított rendszer (pl. CRM, számlázó automatika) kiválthatja az ismétlődő adminisztratív feladatokat.
• a feladatok nagy mennyiségű adat kezelését igénylik, amik gyorsan és hatékonyan kezelhetők algoritmusokkal.
• az automatizálás költségei kevesebbek, mint egy alkalmazott bérének és járulékainak kifizetése.
• a technológia rendelkezésre áll és könnyen beépíthető a meglévő rendszerekbe. Azaz, ha nincs nagy beruházás igénye, ami nemkívánatos pénzügyi következményekkel járna.

ℹ️ Érdekesség: A Google 2025-ös jelentése szerint az Egyesült Királyságban a dolgozók évente átlagban akár 122 órát is megtakaríthatnak az adminisztratív feladatok mesterséges intelligencia (AI) általi automatizálásával. Ez jelentős szám, ami akár igaz lehet a mikro- és kisvállalkozásokra, akár itthon is. (Forrás: Reuters)

DE... fontos megjegyezni, hogy napjainkban sem lehet minden feladatot automatizálni még. Mindig lesznek olyan részterületek, amikhez elengedhetetlen az emberi beavatkozás, gondolkodás, felülvizsgálat.

Végszó

✨Mielőtt döntés hozol, MÉRLEGELJ!

Mérd fel a vállalkozásod sajátosságait, a feladatok jellegét és a rendelkezésre álló költségvetést. Mindhárom opció saját előnyökkel és kihívásokkal jár, de nem kizárható a különböző lehetőségek kombinációja is.

 Amennyiben segítség kell a döntésben, keress bizalommal és egyeztessünk egy 30 perces díjmentes konzultáció keretén belül!🥰