Szabadulj ki az időcsapdából!

Ismerős az az érzés, amikor este az ágyban fekve azon agyalsz, hogy már megint elrepült a nap, és a teendőid fele még mindig a listádon virít? Ne aggódj, nem vagy egyedül ezzel! Sokan járunk hasonló cipőben időnként. 

Megdöbbentett engem is az a statisztikai eredmény a McKinsey & Company 2023-as jelentésében, miszerint a kisvállalkozók átlagosan napi 12 órát dolgoznak, mégis 76%-uk érzi úgy, hogy állandó időhiánnyal küzd. De valójában mi áll ennek, továbbá a halogatásaink hátterében?

Rejtett okok és következményeik

Az időnk beosztásával kapcsolatos problémák gyakran mélyebb gyökerűek, mint azt elsőre gondolnánk. A Harvard Egyetem "Business Review" kutatása rámutatott, hogy a vállalkozók 68%-a küzd a perfekcionizmusból eredő halogatással. Ez nem lustaság!! – sokkal inkább a kudarctól való félelem, a túlzott önkritika, vagy éppen a túl magas elvárások visszahúzó ereje az, ami végül hatását érezteti az üzleti életben produkált teljesítményünkben.

A folyamatos időhiány és a rossz időbeosztás mentális következményei akár egészen súlyos szinteket is elérhetnek. Ide sorolhatnám:

• Krónikus stresszt és szorongást,
• Kiégés érzését,
• Csökkenő kreativitást és döntésképességet,
• Az üzleti és magánélet egyensúlyának felborulását.

Egyes kutatások szerint a halogatás egy tanult minta, amit tudatos gyakorlással át lehet formálni és leküzdeni. A továbbiakban a szokásaink átalakításával és a napi rutin hatékonyabb szervezésével kapcsolatban szedtem össze pár, akár 21 nap alatt érezhető változásokat megalapozó módszert. Nézzük!

Megoldások a mindennapokra

1. Időnapló és tudatosság ⏱️

A naplózás egy olyan őszinte tükröt tart elénk, ami az önismereti úton is segít rávilágítani az akadályainkra. A Microsoft Workplace Analytics 2023-as adatai szerint a vállalkozók, munkavállalók átlagosan munkaidejük 40%-át olyan tevékenységekkel töltötték, amelyek nem járultak hozzá közvetlenül az üzleti növekedéshez. (Forrás: Microsoft Workplace Analytics Annual Report 2023)

De hogyan kezdj neki?

1. Készíts egy egyszerű táblázatot (akár papíron, akár digitálisan) 📝

2. Egy héten át minden nap jegyzeteld:

👉 Mit csináltál?

👉 Mennyi ideig tartott?

👉 Mennyire volt fontos (1-5 skálán)?

👉 Milyen energiaszinten végezted (1-5 skálán)?

Pl. Hétfői nap:

08:00-09:30 - E-mailek megválaszolása (Fontosság: 3, Energia: 4)

09:30-10:00 - Közösségi média posztok (Fontosság: 2, Energia: 3)

2. Priorizálási technikák 🔢

• Eisenhower-mátrix használata: Sürgős/Fontos feladatok kategorizálása

• "Két perces szabály": Ha valamit két perc alatt meg tudsz csinálni, tedd meg azonnal!

• MIT – "Most Important Tasks"-módszer: Napi 2-3 legfontosabb feladat kijelölése

• Reggeli  és esti rutin kialakítása 10 perc meditációval vagy légzőgyakorlattal, testmozgással

• Pomodoro - technika: 25 perc fókuszált munka, 5 perc szünet

• 5-5-5 légzéstechnika: 5 másodperc belégzés, 5 másodperc benntartás, 5 másodperc kilégzés

• Esti reflexió: 10 perces napértékelés

Stephen R. Covey szavaival élve: 

"A lényeg nem az idő menedzselése. A lényeg önmagunk menedzselése."

4. Hasznos és ingyenes digitális segítők 📲

Nem kell bonyolult vagy drága eszközökbe fektetned - kezdd ezekkel:

• Trello: Vizuális feladatszervezés, ami olyan, mint egy digitális post-it fal (Hogyan használd?)

• Toggl Track: Időmérés, ügyfélkezelés egyszerűen, letölthető kimutatással, hogy lásd, mire mennyi időt fordítasz? (Rövid ismertető)

• Google Naptár és Meet: Időblokkolás és találkozószervezés, megbeszélések megvalósítása szinkronban az összes eszközödön. (Gmail.com e-mail címmel rendelkezőknek)

5. Mentális megerősítés 🌿

Alakíts ki pozitív párbeszédet saját magaddal! Szakemberek véleménye szerint, a jól és rendszeresen alkalmazott pozitív megerősítések növelik az önbizalmat, a kitartást és a rezilienciánkat, azaz a lelki és mentális ellenállóképességünket az életünkben előforduló akadályokkal, problémákkal, a stresszel szemben. 

Ahogy korábban már említettem, a 21 nap a szokásainkban történő változtatás terén egy iránymutatás, hisz ennyi idő általában szükséges ahhoz, hogy rutinszerűen beépüljön egy új program a mindennapokban. Például:

🪽 "Képes vagyok hatékonyan beosztani az időmet!"

✨ "Minden kihívás lehetőség a fejlődésre és tanulásra!"

 🌿 "A mai terveim rugalmasak és megvalósíthatók!"

✨ "Minden döntésem közelebb visz a víziómhoz!"

🪽 "Minden nap egy lépéssel közelebb kerülök a céljaimhoz!"

Persze ez csak néhány példa, amiket én is mantrázni szoktam magamban, amikor elvesztem a hitem a dolgok menetében, Önmagamban. Nincs semmi kőbe vésve, magadnak megfogalmazhatod másképp. A lényeg, hogy számodra egyértelmű, motiváló üzenetet hordozzon. 💬😉

Záró gondolatok

A kulcs a következetesség és az önmagaddal szembeni türelem. Kezdd kis lépésekkel, és fokozatosan építsd be az új módszereket az életedbe. A reziliencia erősítéséhez elengedhetetlen, hogy felismerd: az időmenedzsment nem a perfekcionizmusról szól, hanem a folyamatos fejlődésről. Minden este szánd rá az időt, hogy átgondold a napodat, és megünnepeld az apró sikereket is.

Az egyik kedvenc idézetem, ami mindig eszembe jut a témával kapcsolatban, Jim Rohn-tól származik:

"Vagy te irányítod a napot, vagy a nap irányít téged."

Kezdd el már ma az időd tudatosabb kezelését, és figyeld a változást!

*(Forrás: Covey, S. R. "The 7 Habits of Highly Effective People")