Avagy hogyan szippantja el az energiádat az adminisztráció, a multitasking és a folyamatos döntéshozás? Az elfoglaltság és a haladás miért nem jelenti ugyanazt és hogyan segíthet hozzá egy átláthatóbb vállalkozói működés a nyugalomhoz? Ezekre a kérdésekre igyekszem választ adni, keresni vállalkozóként. Tarts velem!

Neked is vannak ilyen napjaid?

Amikor tényleg azt érzed, hogy egy percet sem álltál meg. Megválaszoltad az e-maileket, reagáltál az ügyfelek üzenetére, kiállítottál egy számlát, intéztél néhány apróságot, volt egy telefonod, és közben talán még egy poszt is kikerült az üzleti oldaladra.

Aztán egyszer csak délután lett. Elfáradtál, méghozzá rendesen, de amikor hátradőlsz és megpróbálod összeszedni, mi is történt ma valójában, nehéz lenne felmutatni azt az egy-két to-do-t a listáról, amire jó érzéssel azt mondanád: "Na, ez ma tényleg előrébb vitte a vállalkozásomat."

És ilyenkor könnyű arra gondolni, hogy talán nem dolgoztál elég jól vagy elég hatékonyan. Pedig lehet, hogy nem is ez a probléma. Lehet, hogy egyszerűen egész nap dolgoztál, csak éppen többnyire arra reagáltál, ami éppen beesett az ajtón.

Elfoglaltság = haladás - Ja bocsika, nem.

A folyamatos aktivitás és az állandó elfoglaltság simán keltheti bennünk azt az érzést, hogy produktívak vagyunk. Egész nap intézkedünk, válaszolunk, szervezünk, pipáljuk sorban a feladatokat, estére pedig alig marad bennünk energia. Ilyenkor legfeljebb azt tudjuk elégedetten megállapítani: "Ez az, megint túléltünk egy napot vállalkozóként." De vajon valóban haladtunk is?

Ha a nap kizárólag "készenléti állapotból" és reagálásokból áll - mint Mézinek, a mentett foxterrierünknek a napi 3x-i sétából legalább 1 alkalom, amikor pattanásig feszül minden lehetséges ingerre - a fontosabb, hosszabb távú stratégiai döntések és tennivalók könnyen halasztásra kerülnek. (A halogatás, nagy mumusom egy másik cikk főszereplője lesz!)

Jön egy e-mail, válaszolunk. Jön egy üzenet, megnézzük. Eszünkbe jut egy számla, gyorsan megcsináljuk. Valaki visszakérdez valamire, reagálunk. Közben már ott jár a gondolatunk a következő feladaton.

Vannak helyzetek, amikor ez a fajta hozzáállás szükséges, de a legnagyobb gond akkor jelentkezik, ha teljesen kiszorítják azokat a tevékenységeket, amelyek a vállalkozás építését komolyan szolgálják:

• új ügyfelek szerzése,

• szolgáltatásfejlesztés,

• stratégiai tervezés,

• konzisztenciára alapuló tartalomgyártás kialakítása,

• a háttérfolyamatok mélyebb vizsgálata és újraszervezése.

A teljesség igénye nélkül természetesen.

A vállalkozók ördögi körében ragadva

A gondolatmenetet a pénzügyi oldalon folytatnám. Hisz itt is kínos jelenségeket produkálhat ez az ördögi kör, mint pl. későn kiállított számlák, elmaradó követeléskezelések (Hol van a bevételem?), pontatlan nyilvántartás, akár egy sikertelen adóellenőrzés, ami szintén újabb és újabb váratlan kiadást, veszteséget okozhat a káosz miatt. 

Nem beszélve arról, hogy a fontos döntéseidhez nincs a kezedben időben az információ, és szépen csökkeni kezd a kontrollérzeted a vállalkozásod működése felett is.

A fókuszvesztés ezért nemcsak kényelmetlenséget, hanem működési kockázatot is jelenthet.

A szétesettség nem teljesítményprobléma

Workflow nélkül minden nehezebb

Átlátható munkafolyamatok, angolul workflow nélkül mindig küzdelmesebb az adott célok elérése vagy egyszerűen a napi ütemterv megvalósítása. Ügyfeleknél is sokszor ezt látom.

Egyik típus: Túlterhelt állapotokból, az utolsó utáni pillanatokban veszik rá magukat a külső segítségre. 

Másik típus: Kis szegletét szeretné kiszervezni, majd rájövünk, hogy sokkal mélyebb rétegeiben kellene bevonni pár órában asszisztenst. 

Aztán amikor közelebbről ránézünk a működésükre, kiderül, hogy ugyanazokat a feladatokat újra és újra kézzel végzik el, és sokszor nincs igazán tisztázva az sem, hogy egy-egy folyamatnak mi a következő lépése. Millió információt próbálnak memorizálni egyszerre, ami szintén csak meríti a "készleteinket" és zűrzavart okoz. Az emberi memória nem feladatkezelő rendszer, és nem is vállalkozásirányítási eszköz.

Ami a kulcs a megoldás felé: minél kevesebb felesleges kör lejátszása.

Ezeknek az adatoknak, információhalmazoknak adott külső rendszerbe helyezése – például feladatlistába, táblázatba, ügyfélkezelő rendszerbe vagy automatizált adminisztrációs folyamatba – felszabadítja azt a mentális kapacitást, amelyet addig a fejben tartásuk kötött le. Egy egyszerű, standardizált munkafolyamatleírás (SOP) pedig kapaszkodót nyújt ahhoz, hogy egy teendőt minden alkalommal következetesen, kiszámítható módon végezzünk el és minimális változtatás esetén is könnyebben túllendüljünk a helyzeten.

Ahogy a vállalkozás növekszik, ez egyre fontosabbá is válik. Kiállítottad a számlát? Beérkezett az összeg? Visszajeleztél az ügyfélnek? Hol tart az adott megrendelés vagy projekt? Különösen sok múlik azon, hogy tudd, mi történik, mikor történik, és éppen hol tart egy-egy folyamat.

A következetes működés itt már nem pusztán komfort kérdése. A pontosság, az átláthatóság és a megbízható ügyfélkezelés közvetlenül hat az ügyfélélményre, hosszabb távon pedig a szakmai megítélésedre és a (személyes) márkádba vetett bizalomra is. 

Egy jól kialakított rendszer ezért nem elvesz a vállalkozás személyességéből – éppen azt segíti, hogy a háttérben kevesebb legyen a kapkodás, miközben az ügyfél ebből csak a rendezett, megbízható működést érzékeli.

Merre indulj el a rendezettebb működés felé? 

Ha több ponton is magadra ismertél, jó helyen vagy és örülök, hogy veszed a bátorságot a változtatáshoz.

Első lépésként nézz a kulisszák mögé. Csoportosítsd a feladataidat, jelölj ki időablakot az e-mailek és egyéb megkeresések kezelésére, határozd meg a nap legfeljebb 3 legfontosabb feladatát. Közben figyeld meg azt is, mely teendők térnek vissza (ahogy korábban már említettem) újra és újra.

Egy héten keresztül jegyezd fel, mi szakítja meg leggyakrabban a munkádat:

• e-mailek,
• telefonhívások,
• értesítések,
• számlázás,
• ügyfélkérések,
• sürgősnek tűnő adminisztráció.

Néhány nap alatt kirajzolódhat, mely pontokon csúszik szét leginkább az egyre értékesebb időd és energiád.

A tervezéshez néhány egyszerű módszert is bevethetsz:

• A hasonló feladatokat végezd egy blokkban, így kevesebbszer kell váltanod közöttük.
• Írj ki mindent a fejedből egy jegyzetbe vagy papírra, majd alakítsd át a gondolatokat konkrét feladatokká. Ez a "brain dump", vagyis gondolatkiírás.
• Két nagyobb feladat között hagyj némi szünetet az átállásra és a váratlan helyzetekre.
• A visszatérő teendőknél már érdemes szabályokat kialakítani. Lehet külön időpontod az e-mailekre, heti pénzügyi ellenőrzésed, sablonod az ajánlatokhoz vagy a számlakövetéshez.
• A feladatokat pedig tartsd egyetlen, számodra könnyen kezelhető helyen – legyen az Microsoft To Do, Planner, Notion, egy egyszerű jegyzetfüzet vagy papír és ceruza. Mindegy, melyiket választod. Csak kezdd el.

Ne az egész vállalkozásodat próbáld néhány nap alatt újraszervezni. Válassz ki egy jól ismert, ismétlődő folyamatot, és tedd követhetőbbé. Ha már működik, jöhet a következő.

A cél végtelenül egyszerű, mint a faék: a munkanap végén lásd, mi készült el, mi maradt hátra, és melyik feladat hozott valódi előrelépést.

FONTOS: Konkrét gyakorlati tippeket és rendszerezési módszereket, amiket én is használok, a következő blogcikkemben olvashattok majd!

Záró gondolat

A vállalkozás működésének része az is, hogy "szabad helyet" hagyjunk magunknak, a vállalkozásunk fejlődéséhez, a kreativitásunknak és a cégvezetői gondolkodásnak. Ehhez időnként érdemes megvizsgálnunk a cikkben említett pontokon keresztül saját magunkat is.  

1. Neked melyik terület vagy tevékenység a legsarkalatosabb a vállalkozásodban? 

2. Illetve milyen szervezési, tervezési technikát alkalmazol már most is a működésed során?

Kíváncsian várom a válaszaitokat az info@wingedsupport.hu-n vagy a social media felületeken komment, privát üzenet formájában.

Ha szeretnéd átláthatóbbá tenni a vállalkozásod pénzügyi és adminisztratív háttérfolyamatait, foglalj hozzám díjmentes konzultációt, és nézzük meg együtt, mely feladatokat lehetne rendszerezni, egyszerűsíteni vagy akár levenni a válladról.

Hasznosnak érezted a cikket? 

Köszönöm, ha egy megosztással segítesz eljuttatni más vállalkozókhoz is a tartalmam és a munkásságom.